江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局工傷認定申請檔案整理及數(shù)字化加工采購公告

       為進一步加強檔案管理，及時做好檔案歸檔工作，切實維護檔案實體安全，完成檔案移交進館前準備工作，我局擬開展工傷認定申請檔案整理及數(shù)字化加工項目購買服務。為了確保項目順利實施，現(xiàn)就項目服務有關事項公告如下，歡迎符合資格的單位積極參與。

       一、采購項目

       項目名稱：工傷認定申請檔案整理及數(shù)字化加工（下簡稱“項目”）。

       項目實施地點：原則上檔案整理實施地點由采購人提供。確因場地或設備所限，需由服務供應商提供的，實施地點應具備檔案保管及管理要求，服務供應商制定有相關的管理制度，場所配備合格的安全監(jiān)控和消防設施，切實保障檔案實體安全。

       項目服務期：自合同生效之日起6個月內(nèi)。

       項目內(nèi)容：對2019年至2024年的工傷認定申請檔案鑒定檔案（數(shù)量約10000卷，具體以實際存量為準）按檔案管理要求進行整理并進行數(shù)字化加工。意向服務供應商可聯(lián)系上門看實物檔案后再報價。

       項目最高限價：服務報價最高限價為20.5萬元（含稅），服務供應商報價時需提供詳細的費用預算明細表，報價不得超過預算價，不得違反有關法律法規(guī)。

       二、項目服務要求

       根據(jù)《關于做好 2025 年度檔案移交進館工作的通知》（蓬檔館〔2025〕2號），按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》（DA/T 52—2014）和《廣東省工傷保險基金省級統(tǒng)籌業(yè)務規(guī)程》等有關標準要求。一是實物裝盒。原材料分類整理、分拆托表、錄入數(shù)據(jù)條目、紙質(zhì)掃描、頁面圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、圖片信息和質(zhì)量審驗復核、打印頁碼、打印卷宗目錄、打印整理封面封底、檔案實物塑封(或拉線裝訂)裝盒、折疊制作檔案盒、整理檔案盒脊背標簽等。二是數(shù)字化加工。對文書檔案進行影像加工，刻錄入盤。三是移交上架。對驗收合格的檔案移交采購人歸檔入庫或協(xié)助移交檔案館。四是檔案查詢服務。后續(xù)檔案協(xié)助查找服務。

       （一）技術要求：

       1.檔案整理及數(shù)字化加工整理要求

       （1）掃描頁的規(guī)格為A4 (含A3) 紙1面，計為1頁，掃描的分辨率不少于300dpi。掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準，頁面完整，不得漏頁。

       （2）掃描加工流程：包括采用原檔案材料分類整理、分拆托表、錄入數(shù)據(jù)條目、紙質(zhì)掃描、頁面圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、圖片信息和質(zhì)量審驗復核、打印頁碼、打印卷宗目錄、打印整理封面封底、檔案實物塑封(或拉線裝訂)裝盒、折疊制作檔案盒、整理檔案盒脊背標簽等，通過采購人對影像檔案檢查驗收合格后將完整紙質(zhì)檔案移交采購人歸檔入庫，協(xié)助采購人將已影像化掃描的業(yè)務檔案整理上架。

       （3）在掃描加工過程中發(fā)現(xiàn)不符合要求的紙質(zhì)檔案，應按檔案實體要求進行分拆托表，將以平面托表的方法重新粘貼后再掃描加工。

       （4）要求掃描加工人員在檔案拆件、掃描加工、整理歸檔過程中，不得擅自篡改或銷毀原始材料內(nèi)容，保證檔案原始材料不受損壞、丟失，確保檔案材料完整與安全及頁面整潔。

       （5）完成檔案移交前的打印頁碼，打印頁碼技術要求：

       ①單面的檔案，需在每一頁右下角打頁碼，以面為單位，空白頁不打頁碼。

       ②雙面的檔案，正面在每一頁右下角打頁碼，背面材料在左下角打頁碼。

       ③頁碼用阿拉伯數(shù)字表示，并使用黑色印油。

       （6）按要求折疊制作檔案盒。

       （7）根據(jù)案卷實物、按照指定格式打印或粘貼檔案盒脊背標簽。

       （8）協(xié)助將已完成影像化掃描的業(yè)務檔案按標準整理上架。

       （9）按采購人要求將已影像化掃描的檔案數(shù)據(jù)分類整理備份。

       （10）按要求制作紙質(zhì)目錄（一式兩套）。

       （11）采購人組織檢查驗收，對檢查不合格的部分檔案需進行重新返工處理，直至合格率100%。

       （二）其他要求：

       1.工傷認定申請檔案按《廣東省工傷保險基金省級統(tǒng)籌業(yè)務規(guī)程》要求實行一案一卷并進行數(shù)字化加工，紙質(zhì)檔案以“卷”為單位進行整理，每卷內(nèi)文件材料按業(yè)務規(guī)程第二百六十九條所列材料順序排列、編目，并按照“類別—年度”流水編制卷號，依次排列裝盒；

       2.檔案數(shù)量和簽收數(shù)量一致，資料不全需及時登記；

       3.按時完成檔案上架和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，歸檔案室保存工作。

       三、服務供應商資格要求

       1.服務供應商符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條的規(guī)定；

       2.服務供應商必須是在中華人民共和國境內(nèi)注冊的具有相應經(jīng)營范圍的企業(yè)法人，提交有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本復印件；

       3.服務供應商必須在檔案行政管理部門登記備案的檔案服務機構；

       4.服務供應商信譽良好，未被列入“信用中國”網(wǎng)站（www.creditchina.gov.cn）“失信被執(zhí)行人”“重大稅收違法案件當事人名單”“政府采購嚴重違法失信名單”；未被列入中國政府采購網(wǎng)（www.ccgp.gov.cn）“政府采購嚴重違法失信行為記錄”；

      5.服務供應商須具有保證檔案安全的管理體系和保障措施；

       6.本項目不接受聯(lián)合體服務。

       四、項目保障要求

       1.項目實施期間所需設備（如計算機、打印機、掃描設備等）及服務期間所需辦公耗材由服務供應商提供。

       2.整理過程中發(fā)現(xiàn)文件材料有所缺漏，為維護文件材料之間應有的聯(lián)系，確保檔案完整性，應及時向采購人反饋，由采購人追補材料歸檔。

       3.服務供應商需對此項目配備不少于5人的工作團隊，整理人員需具有檔案行政管理部門核發(fā)的專業(yè)上崗證，擬安排的項目管理負責人和技術負責人（2人）需具備檔案中級或以上職稱。

       4.服務供應商須提供售后服務，確保所有檔案整理后符合移交檔案管理部門要求。否則，服務供應商須免費整改直至符合蓬江區(qū)檔案管理部門檢查驗收標準。

       五、遞交報價文件的時間、地點、截止時間

       1.遞交報價文件時間：2025年3月28日至2025年4月3日（工作日上午8:30-12:00，下午2:30—5:30）。逾期遞交的報價文件將不被接受。

       2.遞交報價文件地點：江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局一樓6號窗工傷保險股。

       3.報價時請?zhí)峁┮韵虏牧弦皇饺荩?/p>

       （1）營業(yè)執(zhí)照或統(tǒng)一社會信用代碼證（副本）復印件；

       （2）在檔案管理部門登記備案的備案表復印件；

       （3）項目報價表；

       （4）報價明細表（含具體的分項內(nèi)容和費用）；

       （5）本項目服務總體方案；

       （6）提供近三年以來無違法違規(guī)行為，社會信譽良好，要提供上述要求的文件說明或佐證材料，并加蓋公章；

       （7）屬于中小企業(yè)并提供中小企業(yè)聲明函等材料；

       （8）其他需要提供佐證材料。

       4.遞交文件時要求所有材料加蓋公章并裝訂成冊，密封報送且密封處加蓋公章。

       六、確定成交供應商

       （一）按照服務供應商的報價合理性（費用分配）、檔案管理經(jīng)驗，成立以來無違法違規(guī)行為，社會信譽良好，綜合考慮確定成交供應商。

       （二）本項目將采取“擇優(yōu)比選”方式確定服務供應商，評分標準見附件《江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局工傷認定申請檔案整理及數(shù)字化加工服務采購項目評分標準》。中標結(jié)果將在江門市蓬江區(qū)人民政府網(wǎng)站上公示。

       七、結(jié)算方式

       服務商報價時須提供詳細的費用預算明細表，報價不得超過預算總價，不得違反有關法律法規(guī)。

       八、采購人名稱、地址和聯(lián)系方式

       采購人名稱：江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局

       地址：江門市蓬江區(qū)豐裕路5號

       聯(lián)系人：劉小姐

       聯(lián)系電話：0750-8223247。

       附件：江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局工傷認定申請檔案整理及數(shù)字化加工服務采購項目評分標準.xlsx

江門市蓬江區(qū)人力資源和社會保障局

2025年3月28日

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